Functieomschrijving

Oceanwide is op zoek naar een Operations Support Assistant
Standplaats: Den Helder, The Netherlands
Soort: Full Time (40 uur per week)

Als Operations Support Assistant ben je verantwoordelijk voor het  ondersteunen van het algehele operationele proces, het crewing proces en een correcte uitvoering van de administratieve handelingen op de afdeling. Tevens assisteer jij ook de afdelings recruiter in het proces van selecteren en matchen van gekwalificeerde kandidaten voor alle openstaande vacatures van Oceanwide Offshore Services B.V.

De werkzaamheden:;

• Op snelle en adequate wijze handelen na het ontvangen van vacatures van de Operations Manager;
• Bijhouden van de CRM kandidaten database (Carerix);
• Vergroten Oceanwide naamsbekendheid door middel van deelname aan beurzen enz;  
• Crewplanning bijwerken en up-to-date houden; 
• Dagelijks / wekelijks controleren van planning en inzetbaarheid medewerkers; 
• Informeren van alle betrokken partijen bij een crewchange; 
• Data cursussen, medical, paspoorten etc. bijhouden; 
• Plannen en boeken van veiligheidstrainingen en medische keuringen; 
• Registreert c.q. documenteert incident/accident meldingen; 
• Boeken van vluchten en hotels; 
• Aanvullen van en toevoegen nieuwe en bestaande klanten/kandidaten in het CRM systeem; 
• Beheer personeelsdossiers; 
• Correct administratieve opvolging van operationeel proces in planning sheets en CRM systeem conform het QA proces; 
• Bijhouden en verbreden van algemene administratieve kennis en van kennis van de offshore sector; 
• Ondersteuning voor het contractproces conform QA procedure; 
• Beheer persoonlijke beschermingsmiddelen van alle offshore gedetacheerden(bestellingen, facturen etc.); 
• Op tijd aanleveren van time sheets en POB lijsten aan de financial administrator; 
• Assisteren van andere teamleden wanneer nodig; 
• Formatteren van CV’s ter ondersteuning van de recruitment activiteiten; 
• Op tijd doorgeven van relevante mutaties aan de financial administrator

Functie-eisen

Kwalificaties

• Een afgeronde MBO3 opleiding in de richting van HR / P&O.
• Minimaal 1 jaar werkervaring in een Administratieve / HR functie. 
• Kennis van de Olie & Gas / Offshore markt is een pré. 
• Woonachtig in de Noordkop.

Kennis van

• Moderne computerpakketten (Microsoft Office);
• Netwerk en arbeidsmarkt in de Olie & Gas / Offshore sector;
• Arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden 
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Klant-, resultaat- en kwaliteitsgerichtheid; 
• Drive en dienstverlenende instelling; 
• Integriteit; 
• Het kunnen plannen en organiseren, productief kunnen zijn, gestructureerd, prioriteiten kunnen stellen;
• Nemen van initiatief en verantwoordelijkheid; 
• Goede communicatieve vaardigheden; 
• Betrokken, loyaal en flexibel; 
• Zowel zelfstandig als in teamverband kunnen werken; 
• Gevoel voor humor en relativeringsvermogen; 
• Gevoel voor verhoudingen (omgangsvormen, representatie, etc.). 
• Analytisch vermogen, snel kunnen schakelen, verbanden zien; 
• Goede rekenvaardigheid;  
• Geen 9 tot 5 mentaliteit;

Ons aanbod

• Goede salariëring en secundaire voorwaarden.
• Werken in een dynamisch team op internationaal niveau.
  
• De functie is in eerste instantie ter (tijdelijke) vervanging. Afhankelijk van de situatie kan dit worden aangepast.